Menyusun SOP yang Baik

Bisnis yang baik harus memiliki yang namanya Standard Operating Procedure (SOP). Sebab, tanpa SOP sebuah bisnis akan sulit dijalankan secara efisien, efektif dan optimal. Maka itu perlunya membuat SOP yang baik juga, apalagi jika usaha tersebut sudah berkembang memiliki beberapa cabang.

Di bisnis franchise misalnya. SOP menjadi syarat mutlak yang harus dimiliki, karena usaha franchise sudah berkembang menjadi jaringan bisnis. Tanpa SOP, mustahil bisnis franchise yang mensyaratkan standar di seluruh cabangnya akan berjalan baik. Tanpa SOP yang baik, jaringan franchise bisa berantakan. SOP sudah mengandung standardisasi.

Oleh sebab itu pentingnya memiliki SOP yang baik. Fungsinya adalah sebagai panduan dan petunjuk untuk menjalankan operasi  bisnis. Bagaimana mengelola usaha dengan baik sehari-hari dengan optimal.

Lalu seperti apa SOP yang baik itu? SOP yang baik setidaknya harus disusun dengan baik pula. SOP tersebut harus disusun dari operasi perusahaan sehari-hari. Diambil dari yang sudah  berjalan, sudah terukur, dan diteliti bahwa ini lho yang paling baik. Jadi sudah standardize, sudah optimum.

Maka yang menyusun SOP pun harus atas arahan seorang Owner atau minimal President Director. Jadi saya sarankan jangan hanya mengandalkan konsultan. Karena konsultan tidak menguasai seluruhnya. Dia hanya mengambil bahan SOP dari yang di interview karyawan saja. Katakan dia wawancara bagian admin, finance, produksi, purchasing, marketing dll.

Karyawan tersebut apa mau jujur dengan konsultan yang membuat SOP? Saya tidak jamin. Lain halnya apabila yang mengintruksikan itu Owner. Maka para karyawan pun tidak akan ada yang mau menyimpang pekerjaan sehari-harinya di perusahaan. Umumnya Owner sudah tahu cara kerja karyawannya.  

Di situ biasanya letak kesulitan menyusun SOP, yaitu tidak mau terbukanya karyawan pada saat wawancara. Beberapa karyawan mungkin ada yang miss atau yang lupa. Biasanya, karyawan yang sudah senior tidak mau transparan ketika diwawancara. Beda halnya jika yang memerintahkan wawancara itu Owner.

Dengan Owner, semua karyawan bisa diinstruksikan mulai dari level manajemen seperti direksi hingga divisi bawah. Mereka akan menuruti apa yang diperintahkan owner atau President Director. Sebaiknya Owner/ Presiden Direktur menginstruksikan masing-masing department membuat Job Description mereka.

Selain itu, membuat  SOP yang baik itu harus sederhana. Jangan hanya tebalnya saja, tapi juga harus membuat karyawan mudah menjalankannya. Kalau SOP terlalu tebal juga membuat karyawan pusing. Melihat tebalnya saja sudah malas untuk dibaca.

Di bisnis franchise, franchisor wajib menyerahkan SOP kepada franchisee. Kalau putus hubungan kerja sama, franchisee juga wajib mengembalikan SOP tersebut. Jadi SOP ini semacam buku panduan bagi franchisee.

Bagus tidaknya bisnis franchise juga bisa terlihat di SOP, Bila SOP-nya tidak menjelaskan secara detail dan rinci, maka otomatis franchisee akan kesulitan menjalankannya. Sudah pasti bisnisnya pun tidak baik. Franchisee juga harus menguasai SOP, di situ hidup dan matinya bisnis dia.

Perlu diketahui, SOP tidak memuat rahasia franchisor. Itu tidak ada di SOP, misalnya perusahaan Ayam Goreng itu tepungnya dibuat dari bahan ini itu, bumbunya dari bahan-bahan seperti ini. Hal-hal rahasia seperti tidak ada dalam SOP. Jadi franchisor tidak perlu khawatir rahasia bisnisnya dibajak franchisee hanya menyerahkan SOP. 

Yang ada di dalam SOP hanya petunjuk menjalankan bisnis sehari-hari. Misalnya, jika anda seorang franchisee, anda akan diberikan petunjuk dalam SOP cara mencabut bulu ayam, cara menyimpan daging ayam di freezer, cara penepungan, cara menggoreng ayam misalnya digoreng harus 170 derajat celcius, itu diajarkan. Mesti sampai di situ, kalau tidak bisa salah. Itu salah satu contohnya saja.

 

 

 

Memproteksi Keunggulan Bisnis
Banyak merek-merek bisnis di Indonesia yang memiliki potensi besar untuk difranchisekan. Di sektor bisnis kuliner saja tidak terbilang banyaknya. Sebut saja nama-nama beken seperti Bakmki Gajah Mada a
Read More
Lisensi, Keagenan, BO dan Franchise. Serupa Tapi Tak Sama
Bisnis franchise memang sudah familiar di Indonesia saat ini. Berbeda jika kita tengok pada 10 atau 20 tahun yang lampau, di mana banyak orang di dunia bisnis yang belum begitu aware dengan franchise.
Read More
Hadiri Pameran Franchise di New York Sekaligus Mengundang Petinggi IFA
Sebelum ke New York untuk menghadiri pameran franchise, saya bertemu dengan Menteri Perdagangan RI, Thomas Lembong. Saya tidak sendiri, tetapi bersama Andrew Nugroho (Es Teler 77), Veronica Linda (Neo
Read More
Implementasi Program AFI 2014
Sebagaimana telah kami sampaikan edisi Januari 2014 lalu,bahwa Asosiasi Franchise Indonesia telah menyusun berbagai program yang akan dilaksanakan sepanjang tahun 2014. Program kerja dan kegiatan yang
Read More