Menyusun SOP yang Baik

Bisnis yang baik harus memiliki yang namanya Standard Operating Procedure (SOP). Sebab, tanpa SOP sebuah bisnis akan sulit dijalankan secara efisien, efektif dan optimal. Maka itu perlunya membuat SOP yang baik juga, apalagi jika usaha tersebut sudah berkembang memiliki beberapa cabang.

Di bisnis franchise misalnya. SOP menjadi syarat mutlak yang harus dimiliki, karena usaha franchise sudah berkembang menjadi jaringan bisnis. Tanpa SOP, mustahil bisnis franchise yang mensyaratkan standar di seluruh cabangnya akan berjalan baik. Tanpa SOP yang baik, jaringan franchise bisa berantakan. SOP sudah mengandung standardisasi.

Oleh sebab itu pentingnya memiliki SOP yang baik. Fungsinya adalah sebagai panduan dan petunjuk untuk menjalankan operasi  bisnis. Bagaimana mengelola usaha dengan baik sehari-hari dengan optimal.

Lalu seperti apa SOP yang baik itu? SOP yang baik setidaknya harus disusun dengan baik pula. SOP tersebut harus disusun dari operasi perusahaan sehari-hari. Diambil dari yang sudah  berjalan, sudah terukur, dan diteliti bahwa ini lho yang paling baik. Jadi sudah standardize, sudah optimum.

Maka yang menyusun SOP pun harus atas arahan seorang Owner atau minimal President Director. Jadi saya sarankan jangan hanya mengandalkan konsultan. Karena konsultan tidak menguasai seluruhnya. Dia hanya mengambil bahan SOP dari yang di interview karyawan saja. Katakan dia wawancara bagian admin, finance, produksi, purchasing, marketing dll.

Karyawan tersebut apa mau jujur dengan konsultan yang membuat SOP? Saya tidak jamin. Lain halnya apabila yang mengintruksikan itu Owner. Maka para karyawan pun tidak akan ada yang mau menyimpang pekerjaan sehari-harinya di perusahaan. Umumnya Owner sudah tahu cara kerja karyawannya.  

Di situ biasanya letak kesulitan menyusun SOP, yaitu tidak mau terbukanya karyawan pada saat wawancara. Beberapa karyawan mungkin ada yang miss atau yang lupa. Biasanya, karyawan yang sudah senior tidak mau transparan ketika diwawancara. Beda halnya jika yang memerintahkan wawancara itu Owner.

Dengan Owner, semua karyawan bisa diinstruksikan mulai dari level manajemen seperti direksi hingga divisi bawah. Mereka akan menuruti apa yang diperintahkan owner atau President Director. Sebaiknya Owner/ Presiden Direktur menginstruksikan masing-masing department membuat Job Description mereka.

Selain itu, membuat  SOP yang baik itu harus sederhana. Jangan hanya tebalnya saja, tapi juga harus membuat karyawan mudah menjalankannya. Kalau SOP terlalu tebal juga membuat karyawan pusing. Melihat tebalnya saja sudah malas untuk dibaca.

Di bisnis franchise, franchisor wajib menyerahkan SOP kepada franchisee. Kalau putus hubungan kerja sama, franchisee juga wajib mengembalikan SOP tersebut. Jadi SOP ini semacam buku panduan bagi franchisee.

Bagus tidaknya bisnis franchise juga bisa terlihat di SOP, Bila SOP-nya tidak menjelaskan secara detail dan rinci, maka otomatis franchisee akan kesulitan menjalankannya. Sudah pasti bisnisnya pun tidak baik. Franchisee juga harus menguasai SOP, di situ hidup dan matinya bisnis dia.

Perlu diketahui, SOP tidak memuat rahasia franchisor. Itu tidak ada di SOP, misalnya perusahaan Ayam Goreng itu tepungnya dibuat dari bahan ini itu, bumbunya dari bahan-bahan seperti ini. Hal-hal rahasia seperti tidak ada dalam SOP. Jadi franchisor tidak perlu khawatir rahasia bisnisnya dibajak franchisee hanya menyerahkan SOP. 

Yang ada di dalam SOP hanya petunjuk menjalankan bisnis sehari-hari. Misalnya, jika anda seorang franchisee, anda akan diberikan petunjuk dalam SOP cara mencabut bulu ayam, cara menyimpan daging ayam di freezer, cara penepungan, cara menggoreng ayam misalnya digoreng harus 170 derajat celcius, itu diajarkan. Mesti sampai di situ, kalau tidak bisa salah. Itu salah satu contohnya saja.

 

 

 

Franchisee Guide untuk Calon Franchisee ?
Franchisee guide (panduan) lazimnya diterbitkan dan dikembangkan oleh tiap franchisor bagi para franchiseenya. Jadi franchisee guide atau panduan untuk franchisee dalam arti yang berlaku untuk segenap
Read More
Belajar Franchise dari Jepang
Beberapa bulan terakhir ini Asosiasi Franchise Indonesia (AFI) cukup sibuk menghadiri undangan dari luar negeri. Dua bulan lalu AFI mendapat undangan untuk menghadiri seminar franchise di Hongkong set
Read More
Peran Seorang Konsultan Franchise
Tak dipungkiri, industri franchise membutuhkan jasa konsultan franchise. Sebab, peran seorang konsultan franchise sangat penting. Dia tidak hanya berperan men-set-up sistem franchise saja, tapi juga i
Read More
Persiapan AFI Gelar World Franchise Summit 2016
Beberapa bulan kedepan, Asosiasi Franchise Indonesia akan menggelar World Franchise Summit 2016 (WFS). Event ini akan menjadi hajatan terbesar franchise di Indonesia. Acara tersebut akan dihadiri oleh
Read More